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Fertigungsorganisation: Ausgabe 05/2019, 02.05.2019

Weiterer Schritt hin zur papierlosen Fertigung

Während viele Auftragsfertiger ihre Produktion im Griff haben, stockt es nicht selten im administrativen Bereich: Offertanfragen, Nachfassen beim Kunden oder sogar Angebote werden, weil mit zu viel Papierkram belastet, oft nicht termingerecht behandelt. Die proCNC AG steuert mit dem «Pro»-Angebotsassistenten der Imnoo AG dagegen und digitalisiert ihre Auftragsabwicklung; gleichzeitig macht man einen weiteren Schritt in Richtung papierlose Fertigung: unkompliziert und doch überaus effektiv.

Autor: Wolfgang Pittrich

Florian Lischer ist ein Perfektionist und zwar in positivem Sinn. Er ist einer, der immer nach Optimierungspotenzialen sucht; der immer, auch wenn etwas gut läuft, sofort nach einer besseren Variante sucht. Und, er ist mit 31 Jahren ein sehr junger Geschäftsführer, der keine Scheu vor neuen Lösungsansätzen hat, im Gegenteil: «Ich bin ein Fan der papierlosen Fertigung und Auftragsabwicklung.» Es war deshalb fast zwangsläufig, dass er bei der Suche nach einem Ordnungssystem für sein Angebotswesen auf die Imnoo AG gestossen ist: «Ihre Anzeige in einer Fachzeitschrift hat mich angesprochen, da ich ohne grossen Aufwand das Programm direkt ausprobieren konnte.» Denn die Imnoo-Lösung ist vollkommen Cloud-basiert.

ProCNC ist ein typischer Auftragsfertiger, der mit insgesamt 17 Mitarbeitern ein breites Spektrum an Werkstoffen zerspanend bearbeitet. Zudem übernimmt man zunehmend Vor- und Vollmontagetätigkeiten in Kundenauftrag. Untypisch ist dagegen der für einen im Mittelland ansässigen Lohnfertiger hohe direkte Exportanteil von rund 20 Prozent. Sogar in den schwierigen Zeiten nach dem Wechselkursschock vom 15. Januar 2015 haben die Kunden aus Deutschland oder Tschechien zum Unternehmen aus Perlen gehalten.

Das hat nicht nur mit der hohen Qualität der Bearbeitung zu tun, sondern auch mit dem Faible des Juniorchefs Florian Lischer für Automatisierung und letztendlich die papierlose Fertigung. Der gelernte Elektriker und ausgebildete Automatiker weiss, dass sich der Invest in Automatisierungslösungen mittelfristig für ihn auszahlt. Daher ist es ebenfalls keine Überraschung, dass Florian Lischer, immer die papierlose Fertigung im Hinterkopf, seit zwei Jahren die gesamten Fertigungsdaten seines Unternehmens in einer App sammelt, um sie den Mitarbeitern über iPads oder Tablets direkt an den Maschinen zur Verfügung zu stellen. Wobei die Daten ausgelagert auf einem Cloud-Server liegen; so sind alle Mitarbeiter immer auf dem neusten Stand.

Keine Angst vor Cyber-Attacken? «Wir haben viel Geld in eine neue Server-Landschaft investiert», sagt Florian Lischer. «Dazu gehört auch, dass die Firewall auf neustem Stand ist und wir zwei unterschiedliche Backup-Systeme nutzen.» Hier schliesst sich auch der Kreis zur Datenlösung von Imnoo, da Lischer eben aus eigener Erfahrung Cloud-Lösungen durchaus attraktiv findet: «Im Gegensatz zu einem konventionellen Softwareanbieter, der zuerst sein Programm installieren und mit einer Schulung aufwändig erklären muss, konnte ich mir bei Imnoo nur durch Surfen auf der Homepage und die entsprechende Registrierung sofort einen ersten Eindruck von der Leistungsfähigkeit verschaffen.» Kostenlos und ohne zusätzlichen Zeitaufwand.

Und das Aha-Erlebnis hat beeindruckt, wie Juniorchef Lischer zugibt: «Während wir früher bei Angebotsanfragen immer zuerst Papier ausdrucken und einen Ordner anlegen mussten, der dann irgendwo auf dem Schreibtisch herumlag, geschieht die Angebotsabwicklung heute nur noch elektronisch und daher sehr strukturiert. Ich sehe alle Anfragen geordnet nach Prioritäten auf einen Blick auf dem Bildschirm.» Und – für ihn ein ebenfalls wesentlicher Punkt – dank einer intelligenten Suchfunktion kann sehr einfach nach jedem Bauteil und jeder Offerte gesucht werden; auch wenn sie jahrelang zurückliegt.

Dazu werden die eingehenden Angebotsanfragen, die entweder über proCNC hereinkommen oder bereits direkt vom Kunden an den Imnoo-Server geschickt werden, als Tickets, also Ordner, auf einem sogenannten «Kanban-Board» visualisiert. Jeder Ordner enthält alle in der Anfrage aufgelisteten Dokumente wie PDF, 2D-Zeichnungen, Step-Dateien und die E-Mail. Auch spätere Kommentare oder Notizen werden automatisch den Anfragen zugeordnet und abgelegt.

Die Offertanfragen werden vom System vororganisiert, indem automatisch die in der Anfrage aufgeführten Posten einzeln mit den dazugehörigen Dokumenten aufgelistet werden. Gleichzeitig erfolgt die Priorisierung der Anfragen nach dem gewünschten Kundendatum auf dem Kanban-Board. Für Florian Lischer genügt daher ein Blick auf den Bildschirm, um sich eine genaue Übersicht zu verschaffen. Bereits dieser Automatismus spart enorm viel Zeit. Denn oft ist es so, dass er eigentlich nur am Wochenende dazu kommt, die Offertanfragen zu bearbeiten: «Ich muss jetzt nicht mehr nach den Arbeitsmappen suchen und dann noch umständlich Excel-Tabellen anlegen. Jetzt genügt ein Blick auf den Bildschirm, dann ein Klick auf das Ticket, und ich kann die Anfrage abarbeiten.»

Zusätzlichen Zeitgewinn generiert Florian Lischer dadurch, dass im Programm eine Rohmaterialdatenbank für Metalle und Kunststoffe inklusive Preisliste hinterlegt ist. «Für uns ist das eine enorme Erleichterung, weil ich diese Preise bei der Angebotskalkulation jetzt nicht mehr aufwändig nachschlagen muss, sondern direkt, allenfalls mit ein paar individuellen Anpassungen, aus der Datenbank übernehmen kann.»

Geschieht auch die Kalkulation automatisiert? So weit ist man bei proCNC noch nicht. Zwar bietet Imnoo einen Fräs- und Drehzeitenkalkulator an, aber Florian Lischer ist hier noch skeptisch: «Ich weiss nicht, ob eine Angebotserstellung automatisiert machbar ist.» Was er aber heute bereits weiss, ist, dass die vom Kalkulator vorgegebenen Richtwerte durchaus als realistische Arbeitsgrundlage dienen können, um den Arbeitsaufwand bei seinen Kalkulationen zu reduzieren.

Und noch ein Detail gefällt ihm: Bei Wiederholaufträgen oder Anfragen, die einem bereits kalkulierten Werkstück ähneln, erkennt das Programm diese Doppelung oder Ähnlichkeit und schlägt einen provisorischen Operationsplan vor.

Ebenfalls sehr pragmatisch ist das Arbeiten im Team gelöst. So wird jede Offertanfrage automatisch dem entsprechenden Kollegen zugeteilt. Während bei proCNC nur zwei Personen die Offerten bearbeiten, kommt in grösseren Unternehmen diese Arbeitsteilung gut an, wie Imnoo auf Nachfrage mitteilt: «Mitarbeiter können bei der Kostenberechnung einzelner Arbeitsschritte hinzugezogen werden. Teilt man einen Arbeitsschritt einem Mitarbeiter zu, erhält dieser umgehend eine E-Mail mit dem Auftrag. Für einen reibungslosen, integrierten Arbeitsablauf wird in der E-Mail ein Link zur Offertanfrage mitgeschickt, das Team-Mitglied braucht nur auf den Link klicken und kann mit der zugeteilten Aufgabe beginnen.»

Eine weitere Arbeitserleichterung sieht Lischer auch darin, dass die Angebotserstellung in einer vorgebenen Maske erfolgt, die bereits alle relevanten Kundendaten enthält. Steht das Angebot, muss er nur noch eine Antwortmail genieren und der Kunde hat seine gewünschten Preise und Liefertermine. Anfänglich hat diese Art der Abwicklung bei manchen Kunden für Irritationen gesorgt, denn die vorgegebene Antwortmail enthält keinen direkten Verweis auf Preise oder entsprechende PDF-Anhänge, sondern nur einen Link auf den Imnoo-Server, wo das komplette Angebot hinterlegt ist. «Diesen Zwischenschritt muss ich oftmals noch bei den Kunden erklären. Denn sie erwarten, wie bisher, dass meine Mail alle wesentlichen Details enthält.»

Wie bei Start-ups nicht unüblich, wird auch bei Imnoo die Produktweiterentwicklung oft im Ping-Pong-Stil betrieben: Der Anwender bekommt eine Aufgabenstellung zur Beurteilung vorgelegt, die er dann mit seinen Erfahrungswerten teilt. Eine Vorgehensweise, die für Florian Lischer durchaus seinen Reiz hat: «Diese Anwenderorientierung ist eigentlich der richtige Weg, um eine auf die Branche zugeschnittene Lösung zu bekommen.» So sind Anregungen, die er an Imnoo übermittelt hat, mittlerweile in das Programm eingeflossen. Beispielsweise vermisste er anfänglich die Möglichkeit, direkt Änderungen im System vornehmen zu können wie beispielsweise die Anpassung seines Maschinenstundensatzes. Inzwischen kann er das direkt von seinem PC aus erledigen. Überhaupt ist er mit den wenigen Kontakten, die er bisher zu Imnoo hatte, zufrieden: «Ich bekomme monatlich einen Newsletter, der die neusten Funktionen erklärt. Und wenn ich Nachfragen habe, was selten vorkommt, kann ich über die Funktion ‹LiveChat› Kontakt aufnehmen und werde schnell bedient.»

Seit gut einem Jahr arbeitet Florian Lischer nun mit dem Programm Imnoo Pro. Das einfache und selbsterklärende Arbeiten begeistert ihn noch so wie am Anfang. Auch das überaus faire Preis–Leistungsverhältnis weiss er immer noch zu schätzen: «Ich bin voll und ganz zufrieden.» Und, mit Imnoo ist er auch seiner Vision der papierlosen Fertigung einen grossen Schritt näher gekommen.

imnoo.com



Kein lästiger Zettelkram: Die Digitalisierung der Auftragsabwicklung verhilft zum schnellen Überblick und strukturiertem Abarbeiten. (Bilder: Imnoo)


Effektive Vorarbeit: Jeder Ordner («Ticket») listet die einzelnen Posten der Anfrage auf, inklusive aller Zeichnungen oder
sonstigen Details.


Florian Lischer, Geschäftsführer proCNC AG: «Ich konnte mir nur durch Surfen auf der Homepage und die entsprechende Registrierung sofort einen ersten Eindruck von der Leistungsfähigkeit des Programms verschaffen.» (Bild: TR)

Imnoo AG

Das Start-up beschäftigt Spezialisten aus verschiedenen Fachgebieten: Maschineningenieure, Software- und Machine-Learning-Ingenieure, Business-Development-Experten sowie UI/UX-Designer und Marketingspezialisten. Das Unternehmen sieht sich selbst als «Partner für Lohnfertiger, die ihr Unternehmen digitalisieren» wollen. Die Cloud-basierten Lösungen zur Offertenabwicklung und -kalkulation sind hauptsächlich für Lohnfertiger und 3D-Printing-Dienstleister aus dem MEM-Umfeld konzipiert.